La complexité croissante à laquelle les entreprises et administrations publiques doivent faire face a favorisé l’essor et la multiplication des logiciels métiers. S’ils constituent un progrès évident en matière de maîtrise technique et de rationalisation des activités, ils n’en ont pas moins laissé un grand vide en matière de gestion des processus et  des documents. «Au-delà des logiciels métiers tels que CAO (Conception Assistée par Ordinateur), FAO (Fabrication Assistée par Ordinateur) ou encore PGI (Progiciel de Gestion Intégré), l’analyse organisationnelle des PME et des administrations publiques met souvent en évidence de sévères carences dans deux domaines: la communication entre les divers processus de l’entreprise et la gestion documentaire. La première est rendue difficile par des interfaces souvent mal définies, la seconde par la profondeur abyssale de l’arborescence qu’affiche le navigateur intranet», explique Charly Segessenmann, le fondateur de CSE Management à l’origine du portail internet Fractal Standard. Ce dernier prend justement en charge la gestion des processus et des documents de manière structurée et structurante. «Grâce à son adaptabilité très précise, il est devenu la colonne vertébrale de nombreuses PME et administrations publiques, qu’elles occupent 3 ou 2500 collaborateurs. C’est aussi une plate-forme appréciée dans les démarches de certification (ISO 9001 ou marquage CE) et de préparation à la transmission d’entreprises», ajoute encore Charly Segessenmann. 

Tout en un 

En plus de fonctionner avec des formats qui offrent un maximum de liberté, un bon ERP doit idéalement, pour centraliser un maximum de fonctions de la société, contenir un certain nombre de services. D’abord un système de maîtrise documentaire qui identifie automatiquement le document et la classe au bon endroit.  Ensuite, une gestion des données permettant l’insertion d’informations dans un programme vers un autre et une traçabilité documentaire par incrémentation. En outre, des outils de conduite de projets et de surveillance des indicateurs permettant de maîtriser le temps, les coûts, les risques ainsi que toutes les statistiques stratégiques et opérationnelles. Enfin, dans le but d’améliorer la communication et les systèmes d’amélioration continue, il est bon de pouvoir profiter d’un dispositif de transmission des suggestions et des rapports de non-conformités.