Un projet d’intégration d’un progiciel de gestion est souvent une étape importante pour une entreprise car elle devra remettre à plat ses processus de gestion et nécessitera probablement une modification de l’organisation. Les coûts engendrés sont encore trop fréquemment au-dessus des budgets initialement alloués. De plus, la possibilité d’un échec du projet est bien réelle. 

Faire face aux risques

Les risques pouvant nuire à la concrétisation du projet doivent donc être clairement identifiés en adoptant une démarche structurée d’analyse de risques. Cette démarche consiste à lister les différents risques et à déterminer leur criticité avec précision en fonction de leur probabilité d’apparition. Il convient de prévoir les solutions de contournement ou d’évitement des risques identifiés, et les éventuels plans de secours.

L’étape de l’intégration

L’intégration d’un ERP dans l’entreprise met souvent à rude épreuve l’effectif mobilisé pour cette tâche et nécessitera la mise en place d’une gestion du changement, notamment en raison des impacts sur les utilisateurs du système, mais également envers les partenaires externes également touchés par les changements (clients, fournisseurs, sous-traitants,…). C’est pourquoi le plan de communication sur le projet aura une grande importance et devra intervenir assez tôt dans le projet. Le programme de formation des utilisateurs permettra de favoriser l’appropriation des nouveaux outils et des nouvelles procédures de travail par les employés de l’entreprise. Son objectif est de réduire les risques liés au facteur humain, cause d’échec non négligeable d’un tel projet. La formation peut avantageusement être réalisée dans une structure externe à l’entreprise, permettant de sortir les employés de leur cadre de travail habituel et d’éviter les désagréments tels que les appels téléphoniques impromptus.

Conseils

  • En raison de la pluralité des connaissances mises en œuvre et de la multiplicité des domaines touchés par ce type de projet, l’aide de consultants extérieurs à l’entreprise est indispensable. Il conviendra de maintenir un équilibre entre les ressources internes de l’entreprise et ce renfort externe. 
  • Maîtriser cet équilibre, c’est aussi garantir une compétence interne sur le progiciel de gestion installé. La coordination des prestataires externes et les activités de validation de leurs livrables nécessitent une charge de travail trop souvent sous-estimée par les chefs de projet. 
  • Cette description des quelques clés pour bien réussir l’intégration d’un progiciel de gestion intégré dans votre entreprise n’est pas exhaustive; dans cette édition vous en trouverez bien d’autres, ainsi que plusieurs adresses utiles pour vous aider à mener votre projet d’intégration vers le succès.