Tel est plus particulièrement le cas des logiciels de gestion du personnel (ERH) et de gestion électronique de documents (GED) permettant d’organiser et de gérer avec facilité quantité de fonctions ou de documents.

Le classement des informations numérisées reproduit de façon virtuelle le classement classique du document papier situé dans un dossier rangé dans une armoire, tout en offrant une recherche multicritère sur la totalité de la base de données. Il est ainsi possible de retrouver facilement l’information où qu’elle soit classée. Par exemple, la GED comporte plusieurs systèmes pratiques qui vont de l’acquisition (numérisation) à l’accès (navigation), en passant par le stockage (Cloud) de la documentation.

Outre l’aspect écologique, ces solutions d’un coût abordable offrent de multiples avantages tant aux entreprises privées qu’aux administrations publiques. L’accès aux renseignements s’effectue aisément via le navigateur web. Aucune installation particulière sur les postes des utilisateurs n’est nécessaire et il n’existe aucune limite au nombre de connexions simultanées. Tous les employés partagent donc une seule source d’information. Cette centralisation des données permet en conséquence une exploitation rapide et une sécurité renforcée.

En bref, ces logiciels de gestion de contenu flexibles et extensibles se déclinent sur différents supports, que ce soit en Intranet (Iocal) ou sur Internet (SaaS). Ils peuvent bien évidemment être connectés à d’autres bases de données ou applications de gestion (ERP). Enfin, pour chaque donnée élémentaire dans un programme, l’outil offre la possibilité d’afficher toutes les autres données liées, ce qui constitue une source indispensable d’informations utiles.