Quels sont les principaux avantages de la gestion informatique des documents pour une entreprise? 

Ils sont multiples. Ce qui saute d’abord aux yeux, c’est un gain de place et une facilitation des tâches de classement. Chaque document peut être retrouvé en quelques clics grâce à une recherche classique voire même, si besoin, distribué directement à d’autres collaborateurs. Ensuite, grâce à l’automatisation des droits d’accès par exemple, l’ensemble des processus interne de modifications et de validations des fichiers peut être pris en charge par le logiciel. Ainsi, la sécurité est augmentée, l’exécution des tâches est accélérée et les employés peuvent se concentrer davantage sur l’essentiel de leurs métiers. En outre, la pérennité des fichiers est assurée, même en cas d’incendie ou de vol. 

L’étape de la numérisation est-elle un obstacle compliqué à surpasser? 

Dans le quotidien, pas du tout. Nous avons un exemple parmi nos clients récents. La secrétaire avait l’habitude de faire plusieurs photocopies de chaque courrier qu’elle recevait. Aujourd’hui, il lui suffit de scanner une fois la lettre et elle parvient directement sur l’ordinateur de la bonne personne du bon service. Il existe évidemment une phase  de transition qui nécessite un investissement en temps ou financier afin de numériser les archives dont on a besoin pour les affaires courantes. Cela dit, cette étape est grandement facilitée par les scanners modernes. 

Qu’en est-il de la confidentialité des fichiers? 

Il est possible de mettre en place des solutions avec tous les niveaux de sécurité.  Les entreprises possédant des données qui ne nécessitent pas de confidentialité particulière pourront héberger leurs fichiers sur des serveurs internationaux afin de baisser les coûts et profiter d’un accès mobile à l’ensemble de leurs documents. Au contraire, les banques pourront stocker l’ensemble des fichiers sur des serveurs sécurisés à l’intérieur même de leur bâtiment ou dans des sociétés spécialisées qui sont de véritables coffres-forts numériques. 

A quels points faut-il être particulièrement attentif? 

Il faut principalement veiller à harmoniser les standards afin que l’ensemble des logiciels de l’entreprise puisse accéder aux documents stockés et que ceux-ci soient encore lisibles dans 2, 10 ou 50 ans. Il s’agit de respecter, par exemple, les exigences européennes pour l’organisation et l’archivage électronique (MoReq). Enfin, il faut bien choisir le partenaire qui s’occupera de l’installation et de la maintenance. D’ailleurs, c’est pour cette raison que notre société ne travaille que sur des solutions open source qui laissent la liberté au client de changer de prestataire en tout temps.