L’administration publique est un secteur bien particulier et régi par un ensemble de règles qui diffèrent sensiblement des PME. Dès lors, ses systèmes ERP doivent être en accord avec cette manière particulière et très cadrée de fonctionner. Philippe Buob, directeur général de Prime Technologies SA, fait partie des rares experts romands dans ce domaine.Leader dans l’intégration de progiciels de gestion à destination des communes et des fournisseurs d’énergie, il explique qu’il est très avantageux pour ces secteurs publics d’opter pour la location des applications et des prestations plutôt que pour l’achat ou le développement de logiciels: «Etant donné que les normes et les directives changent fréquemment, il faut constamment adapter le progiciel. C’est pour cette raison que les communes ont tout intérêt à louer leur solution et à prévoir un hébergement chez l’intégrateur. Ainsi, la mise à jour de la structure informatique est facilitée.» Afin que l’ERP et les formats des fichiers qui en sortent correspondent toujours aux dernières directives cantonales ou fédérales, le fournisseur d’intégration doit être en contact constant avec l’éditeur du logiciel. Ainsi, il lui fait remonter chaque modification nécessaire pour les clients publics. Grâce à cela, chaque bureau de chaque commune peut communiquer instantanément ses données. Le recensement se fait donc automatiquement en compilant toutes les informations des contrôles des habitants du pays. 

L’importance de l’archivage

«Si une PME a besoin de garder trace de ses opérations quelques années, le contrôle des habitants, lui, a le devoir de conserver l’entier de ses archives communales sur cinquante ans, au moins.», relève notre expert. Ceci implique donc de constamment trouver un moyen de lire et récupérer le format des fichiers informatiques datant de plusieurs années. De plus, ces données doivent être mise en sécurité dans une salle de serveurs avec, afin d’éviter toute perte, un système de backups réguliers. D’ailleurs, l’intégrateur propose un hébergement complet et sécurisé qui peut se révéler nécessaire pour beaucoup d’administrations. «Parfois, on a même découvert des clients qui gardaient leur serveur, avant notre intervention, sans aucune protection dans le placard à balais!», précise-t-il.

Des coûts proportionnels 

Le coût de la location, calculé en fonction du nombre d’habitants, de la quantité d’utilisateurs et de la complexité des services installés, se situe entre 1’000 francs et 3’000 francs mensuels. Monsieur Buob constate que les pouvoirs publics ont, généralement, plus de budget consacré à la formation des collaborateurs que les PME. C’est un point très positif qui rend l’intégration des ERP encore plus efficace et utile.