La plupart des tableurs permettent de tenir une comptabilité simple. L’enregistrement des crédits, des débits est relativement aisé et ne nécessite aucune connaissance particulière. Aussi, beaucoup de chefs d’entreprises, notamment des travailleurs indépendants ou des responsables de petites S.à r.l., se laissent tenter par les sirènes de la simplicité.

Cela se vérifie plus particulièrement dans les premières années d’exploitation. En effet, cette solution minimaliste leur semble suffisante et leur permet, se disent-ils, de faire l’économie d’un logiciel comptable ou des services d’une fiduciaire.

Une bombe à retardement

Les limites d’un tel outil sont cependant vite atteintes et les risques inhérents à son utilisation augmentent de manière exponentielle avec le temps. Si la puissance de calcul d’un tableur ne peut être remise en cause, les problèmes sont récurrents quant aux évolutions successives de l’outil et de ses versions. Les tableaux élaborés avec minutie pendant plusieurs années peuvent en effet devenir quasi inexploitables à l’occasion d’un passage à une version supérieure; par perte de compatibilité.

Par ailleurs, tout entrepreneur étant tenu de conserver ses pièces comptables pendant dix ans, il peut se voir en situation délicate vis-à-vis de l’administration si ses outils sont altérés ou corrompus. Il risque non seulement un redressement fiscal, mais aussi de se voir infliger une amende.

D’autre part, à force d’ajouter des nouvelles feuilles de calcul, des formules, des tableaux croisés dynamiques; le tableur peut rapidement se transformer en une véritable usine à gaz où même son concepteur ne s’y retrouve plus. Les risques d’erreurs augmentent, l’utilisation devient complexe et les pertes de données par mauvaise manipulation ne sont pas rares.

Il est aussi important de savoir qu’un tableur n’est pas conforme à la législation car il autorise «l’écrasement» d’une entrée pour la remplacer par une autre. Or, cela est strictement interdit par loi.

Prise de conscience

Après moult déboires, beaucoup d’entrepreneurs finissent donc par tourner le dos aux tableurs et s’en remettent à l’orthodoxie comptable en faisant appel à une fiduciaire ou en investissant dans un logiciel. Il s’agit bien là d’un investissement et non d’un coût dans le sens où ce type d’outil présente des avantages économiques à bien des égards.

D’aucuns l’apparentent en effet à une «petite fiduciaire intégrée». Ils n’ont pas tort si l’on en croit les différents services rendus par la plupart des logiciels comptables disponibles sur le marché.  

Fonctionnalités multiples

Les applications d’entrée de gamme, financièrement très accessibles, offrent déjà les fonctionnalités de base pour la tenue d’une comptabilité simple. Elles contiennent des plans comptables et sont en mesure d’assurer la tenue d’un journal, la gestion de la trésorerie, les comptes de résultats et les bilans.

Plus on monte en gamme, plus les possibilités s’étoffent: TVA, outils de facturation, impression de bulletins de versements, possibilité d’intégration dans un ERP, interconnectivité avec les systèmes de e.facturation, etc. 

Assistance en ligne

Dans la plupart des cas, l’acquisition d’un logiciel comptable permet de bénéficier d’une assistance en ligne. Elle peut être assurée soit directement par le concepteur du produit, soit par la fiduciaire avec laquelle l’entrepreneur aura peut-être fait le choix de collaborer.

Il existe aussi des formations dispensées par des écoles privées sur les logiciels les plus usités. Au vu de l’augmentation spectaculaire des ventes de logiciels comptables, force est de constater qu’une comptabilité sur tableur est déjà de l’histoire ancienne.