Qu’entend-on par optimiser son voyage d’affaires?
Cela comprend différents axes. Il y a d’abord l’achat à un prix le plus avantageux possible de billets d’avion, de train ou de forfaits hôteliers, c’est l’activité classique d’une agence de voyages. Le deuxième axe consiste à s’assurer que toutes les dépenses peuvent être surveillées, contrôlées en temps réel et en détail. Enfin, il s’agit de veiller à la sécurité de l’ensemble des collaborateurs. Par conséquent, cela mobilise à la fois la direction générale, la direction financière et la direction RH. Voilà aussi pourquoi le voyage d’affaires n’est pas forcément stratégique pour une entreprise mais il sera toujours extrêmement sensible.

Pourquoi externaliser la gestion de ses voyages d’affaires?
Pour trouver la meilleure solution, économiser du temps, contrôler ses dépenses et assurer la sécurité de ses voyageurs. On en a tous fait l’expérience, un chef d’entreprise pourrait passer des heures à comparer les offres présentes sur internet en perdant beaucoup de temps et sans jamais trouver la solution optimale. Internet est une bonne alternative pour des voyages simples mais la dépense se perd dans les notes de frais et l’entreprise perd la trace du voyageur en cas de problème. Les outils informatiques puissants qui s’avèrent très vite nécessaires sont beaucoup trop onéreux pour une PME. Le prestataire permettra d’en mutualiser le coût.

Quelles économies sont généralement générées par la sous-traitance de son voyage d’affaires?
Nous les estimons à 25 % sur une année. Il est important de préciser que les économies sont générées sur un ensemble de voyages - au global, l’agence agit sur différents leviers : gain de temps, efficacité comptable, remise fournisseurs en plus du simple prix.

Mais le but est-il forcément d’économiser un maximum d’argent sur le voyage d’un employé?
Non, l’objectif est de trouver le meilleur compromis entre le conforte du voyageur et le coût. Bien sûr, on peut toujours trouver moins cher, mais à quel « prix » ? Les logiciels actuels permettent même, par exemple, de faire automatiquement le choix entre une classe économique ou une classe affaires en fonction du grade de l’employé et du nombre d’heures de vol. Le but n’est pas alors d’économiser à tout prix mais d’opter pour le confort nécessaire à la productivité désirée, et ce, avec les conditions les plus avantageuses.

Comment augmenter la sécurité d’un voyageur d’affaires?
Nous avons eu récemment un exemple très concret avec l’avion de Malaysia Airlines qui a disparu. Une entreprise que nous connaissons bien n’avait pas fait appel à son prestataire pour l’organisation d’un voyage d’affaires de l’un de ses employés. Celui-ci s’est donc lui-même occupé de la réservation de ses billets sur internet et l’entreprise a mis plusieurs jours avant d’apprendre que cet employé faisait partie des voyageurs portés disparus. Non seulement nos systèmes nous auraient permis de l’apprendre immédiatement, mais en plus, nous pouvons prévenir des situations dangereuses en envoyant par exemple des SMS d’alerte lors de situations politiques instables.