Vive l’esprit d’équipe!

Pour cette raison, j’ai effectué un sondage spontané auprès de mes collègues qui organisent également des salons professionnels. Je leur ai demandé ce qu’ils considèrent comme essentiel dans l’organisation d’événements.

Une collègue ne jure que par les «check-lists» – particulièrement sa check-list de toutes les check-lists. Naturellement, ces listes doivent être mises à jour régulièrement et consigner ce qui doit être fait par qui et quand.

Chaque organisateur évalue les aspects qu’il pense les plus importants.

Ce système est particulièrement adapté quand il s’agit d’un événement qui se répète. Pour une autre collègue, le plus important est une réflexion de fond sur le groupe cible – à qui s’adresse l’événement, qui seront les visiteurs – et sur l’objectif premier de l’événement.

Ces connaissances sont cruciales pour organiser des événements; elles permettent de déduire énormément de choses pour la suite de la planification. Chez un autre collègue, «créer des réseaux» est parmi les priorités: il est essentiel de faire participer les partenaires, amis et soutiens – par exemple les médias et les organisations professionnelles.

L'importance d'un bon briefing

Le briefing de l’équipe est la première chose qui est venue à l’esprit d’une autre de mes collègues: chacun doit savoir de quoi il retourne et ce qu’il ou elle a à faire. Chacun doit savoir à qui incombent quelles responsabilités – qui est assis sur le «siège du conducteur».

«La nourriture!» m’a répondu un collègue le plus spontanément du monde. Bien sûr, un mauvais repas ou trop peu de nourriture peuvent «casser» l’ambiance, et cela les participants ne le pardonnent pas. Cet échange était vraiment instructif.

Personnellement, si je peux recommander vivement quelque chose: échangez avec ceux qui organisent des événements – avec des personnes qui travaillent dans votre secteur mais qui sont spécialisés sur de tout autres types d’événements. Utilisez les forums, les réunions de réseaux et les activités de la branche MICE.

Vous en bénéficierez et vos événements en bénéficieront tout autant.