Face aux nouvelles technologies qui contribuent au développement d’offres tarifaires à moindres frais, les agences de voyages, de concert avec les compagnies aériennes et les hôtels adaptent leurs prestations, revoient leurs procédures de réservation et proposent ensemble des contrats «entreprises» incluant notamment des tarifs négociés et dans tous les cas une forte valeur ajoutée de proximité.

De mieux en mieux profilées grâce aux nouveaux outils informatiques, les agences de voyages offrent des services qui se révèlent rapidement indispensables. En effet, l’intégration de toute l’organisation avant, pendant et après les voyages permet entre autres de négocier les prix, de rationaliser les coûts et les flux, d’augmenter la sécurité et le confort des voyageurs. Le tout visant à optimiser une gestion maîtrisée du budget voyages de l’entreprise.

«Dès qu’une entreprise compte plusieurs collaborateurs, elle a tout intérêt à faire appel à une agence.

D’abord parce que cette dernière obtiendra des conditions plus avantageuses, centralisées et ensuite parce qu’elle limitera les risques mieux que n’importe quel employé à l’interne», explique Claude Luterbacher, vice-président de la fédération suisse du voyage et patron de Trans Continental à Genève.

Suivi en temps réel

Suivre jour et nuit la position de chaque collaborateur-voyageur tout en respectant ses désirs en termes de protection de la vie privée, voici l’une des prestations que peut offrir une agence de voyages d’affaires en 2017.

«C’est un plus indéniable en matière de sécurité, comme de posséder une bonne assurance de rapatriement, une responsabilité civile et un for juridique en Suisse. Quoi qu’il se passe, la direction d’une entreprise pourra assister ses collaborateurs et limiter les conséquences négatives d’un incident ou d’un accident grave», ajoute Claude Luterbacher.

Un point non négligeable lorsqu’on sait à quel point chaque minute compte dans de nombreux cas de voyages d’affaires.

Véritable politique

La gestion de leurs voyages d’affaires représente parfois un véritable défi pour des entreprises tiraillées entre les habitudes de leurs salariés et la nécessité de réduire les coûts au maximum.

Il existe néanmoins quelques solutions qui satisfont tout le monde et permettent de réduire sensiblement les frais de déplacements sans pour autant altérer le confort de voyage.

C’est précisément ce que l’on nomme la politique de voyage. Afin d'être efficace, celle-ci doit être claire, précise et couvrir l’ensemble des postes de dépenses ayant trait aux déplacements professionnels.

C’est précisément ce qu’une agence de voyages peut facilement mettre en place et adapter ensuite en fonction des budgets et des besoins de l’entreprise ou de ses employés.

Mieux, grâce à des outils performants, elle arrive à analyser précisément chacun des coûts et les effets d’une nouvelle politique. Difficultés économiques obligent, la rationalisation des dépenses incite les entreprises à mettre en place quelques adaptations et de mieux compter chaque dépense.

Dans cette optique, il est donc aussi avantageux de faire appel à une agence. «En s’appuyant sur les statistiques et l’optimisation des flux réalisés par l’agence, l’entreprise peut avoir une meilleure vue d’ensemble de sa consommation en matière de déplacements et identifier les habitudes de transport de ses salariés.

Ainsi, chaque employé peut avoir un profil personnalisé et chacun de ses déplacements sera réalisé sur mesure», conclut Claude Luterbacher.