Qu’il s’agisse d’une soirée consacrée à des clients, d’une conférence ou encore d’un congrès, chaque détail compte et rien ne doit être laissé au hasard.

Mettre sur pied un événement peut paraître anodin et relativement simple. Mais cela nécessite en réalité une importante préparation. Voici la marche à suivre pour que cela soit un rendez-vous réussi et qui marque les esprits.

Définir un objectif et un public

L’événement doit s’intégrer dans la stratégie globale de communication de l’entreprise. Souhaitez-vous sensibiliser vos clients à de nouveaux produits ou projets ? Trouver de nouveaux partenaires? C’est à vous de définir l’objectif à atteindre.

L’organisation de l’événement peut être assurée par l’entreprise elle-même. Dans ce cas, celle-ci peut mettre en place, par exemple, un groupe de travail. Une autre possibilité est de faire appel à des professionnels de l’organisation événementielle.

Cette solution permet de se décharger de la partie logistique et de se consacrer davantage au contenu et au message que l’on souhaite faire passer.

Choisir un concept

Tout comme le titre d'un livre, le choix du concept déterminera la réussite de votre événement. La difficulté consiste à trouver un concept suffisamment fédérateur qui plaise au plus grand nombre.

Tout dépend du public invité et du type d’entreprise. Une multinationale choisira sûrement un rendez-vous formel, avec l’intervention d’experts et la présence de personnalités. Une start-up, qui vient de se lancer, optera sans doute pour de petits ateliers, qui favorisent les échanges entre les participants.

Quel que soit le concept retenu, l’événement doit être conçu comme une véritable production avec un enchaînement de séquences cohérentes qui déboucheront sur un message clair et impactant. L’objectif est de générer des interactions de qualité entre les participants, tout en permettant de faire connaître votre entreprise.

Définir une date

Le choix de la date de votre événement est très important : évitez la rentrée scolaire, les vacances et le mois de décembre. Il faut également penser à vérifier qu'aucun grand événement similaire ne se déroule pendant ou autour de la période choisie.

L’envoi des invitations doit se faire au moins trois semaines à l’avance. Pour un séminaire interne par exemple, quinze jours suffisent.  L'invitation peut être lancée par courrier, mais le plus simple aujourd'hui est l'envoi par e-mail.

Cet outil permet de simplifier les envois en nombre, de le faire à moindre coût, de gérer les réponses et enfin, d'effectuer des relances si nécessaire.

Trouver un lieu attractif

En parallèle à ces démarches, la sélection et la réservation du lieu doivent être effectuées le plus tôt possible pour éviter toute mauvaise surprise. Le lieu idéal doit posséder trois qualités : être central, neutre et valorisant.

Quel lieu choisir ? Certainement pas le siège social de votre entreprise, mais plutôt un lieu au centre-ville bien desservi par les transports publics.

Continuer à faire vivre l’événement

Un événement doit constituer une expérience pour les participants, qui pourront ensuite le partager autour d’eux. Il ne faut donc pas hésiter à le faire vivre sur les réseaux sociaux. La semaine suivant l’évènement, il est bon d’envoyer un compte-rendu aux participants et à ceux qui n’ont pas pu venir.

Autre relai de communication, de plus en plus utilisé, l'application mobile. Elle permet à vos participants de s'informer et de consulter des contenus multimédias avant et pendant l’événement.