La principale raison d’externaliser certaines tâches administratives est d’abord la réduction des coûts.

A juste titre, car engager deux personnes au service des ressources humaines peut revenir à plusieurs centaines de milliers de francs par an, sans parler des dépenses liées au recrutement, aux logiciels et à la formation. On estime entre 30% et 60% l’économie réalisée en externalisant RH et comptabilité plutôt que de recruter quelqu’un en interne.

Quelles activités RH s’externalisent le mieux?

La paie conserve la tête des activités RH externalisées et sur ce point le marché des entreprises spécialisées dans ce domaine reste très dynamique.

Beaucoup d’autres activités RH sont aussi de plus en plus souvent confiées, au moins partiellement, à des prestataires externes: administration du personnel, recrutement de candidats, gestion de la formation, traitement des notes de frais, élections professionnelles… autant d’activités qui ne sont bien souvent pas du tout la préoccupation centrale de l’entreprise.

De plus, le contexte législatif en constante évolution est imprévisible et anxiogène pour les DRH, ce qui favorise largement la délégation de gestion des tâches RH.

Se poser les bonnes questions pour une meilleure externalisation

Poursuivons avec notre exemple de la gestion de paie qui n’est pas une activité stratégique car elle ne peut améliorer l’engagement, l’innovation et la créativité des collaborateurs ni la performance de l’entreprise. Une paie juste ou remise en avance, n’a aucun impact sur la motivation ou l’efficacité des équipes.

En revanche, dans le cadre d’une mauvaise réalisation, elle a un potentiel de dévaluation RH très fort: pénalités, insatisfaction, méfiance de la part des collaborateurs. C’est donc une activité RH fondamentale sans être stratégique. Pour s’assurer de leur bonne exécution, ce type d’activités RH: paie, déclarations sociales, gestion administrative et financière de la formation… peuvent être utilement confiées à un prestataire spécialisé.

Cependant, il faut bien distinguer les activités possibles et impossibles à confier à un tiers. Vous pouvez externaliser la logistique des salles de formation mais pas le pilotage du développement des compétences.

L’externalisation d’une partie de votre recrutement vous fera gagner un temps précieux mais il est impossible de confier à un tiers l’orientation que doit adopter votre entreprise pour attirer de nouveaux talents.

Enfin, vous pouvez confier la production des bulletins de paie mais pas votre politique de rémunération. Au final, l’externalisation de certaines activités RH permet de sécuriser les basiques afin de libérer les énergies pour se concentrer sur l’essentiel: l’accompagnement des managers, le management des compétences, l’image renvoyée par employeur et surtout l’écoute des collaborateurs que personne ne pourra faire à votre place.