L’outsourcing peut s’avérer capital pour une entreprise. Mais comment appréhender cette étape importante dans la vie de l’entreprise? Nous avons rencontré Monsieur Stéphane Maye, directeur du bureau de Lausanne de pom+Consulting SA, qui nous apporte de précieuses informations.

L’outsourcing, pourquoi?

Il s’agit de déléguer tout ou partie d’une fonction d’une société à un tiers. Ce partenaire extérieur va ainsi gérer des activités non stratégiques mais importantes de l’entreprise. Cela s’accompagne souvent d’une restructuration organisationnelle ayant pour objectif de concentrer toute l’énergie de l’entreprise sur ses compétences de base et ses points forts. L’externalisation touche autant les organisations publiques que privées.

Outre les entreprises, les administrations et services publics peuvent avoir recours à l’outsourcing. Par exemple, une multinationale peut externaliser la gestion de ses bâtiments vers un professionnel qui va gérer les domaines de l’énergie, du nettoyage, de la maintenance et de la rénovation, voire de la sécurité. En général, la gestion en interne d’un travail de qualité nécessite l’engagement d’investissements élevés, notamment en ressources humaines.

Attention à ne pas confondre outsourcing et sous-traitance. Dans le cas de l’outsourcing, l’entreprise collabore avec le prestataire extérieur.

Comment procéder en amont pour un outsourcing de qualité?

Outsourcer équivaut à développer de nouveaux processus. Il est dès lors crucial d’établir en interne une politique générale visant à analyser la situation économique de l’entreprise (se connaître soi-même) et de définir les prestations désirées pour établir une liste d’activités susceptibles d’être confiées à un tiers. Cette étape peut (et devrait) être menée avec des cabinets de conseil professionnels neutres.

Ainsi, une analyse coûts-bénéfices permettra de mieux appréhender les avantages et les risques de l’externalisation envisagée. Cette étape d’analyse permet souvent des gains de 10 à 15 % avant même qu’un outsourcing soit initié. Elle s’avère donc primordiale. Parfois même, une entreprise, ayant mené minutieusement ce type d’analyse de ses propres prestations en interne, va renoncer à l’outsourcing, tant cette démarche interne aura été révélatrice, bénéfique et lucrative.

Par la suite, l’outsourcing et la collaboration avec le partenaire externe par appel d’offre pourront dégager des bénéfices supplémentaires d’en moyenne 15 % par rapport à une solution interne.

FACTS

Avantages

L’externalisation de certaines activités d’une société présente plusieurs avantages. L’entreprise va pouvoir (a) mieux gérer ses coûts opérationnels, (b) se libérer à la fois de l’énergie et des moyens pour investir dans ses secteurs prioritaires, (c) accroître sa force en bénéficiant de compétences supplémentaires (humaines, technologiques, know-how) de la part du partenaire, (d) prévoir avec efficacité et réactivité les éventuels changements du marché.

Le prestataire de service, professionnel dans un domaine souvent très spécialisé, vous permet de bénéficier de ses meilleurs spécialistes et de sa structure économique et donc de sa grande capacité d’adaptation. De plus, l’entreprise n’aura plus à gérer les absences et vacances du personnel interne.

Inconvénients

Quelques points négatifs sont également à mentionner. On remarque régulièrement que les activités externalisées perdent de la valeur ou baissent en qualité. Avant et pendant l’externalisation, il faut rester attentif aux éventuels coûts cachés (encadrement des prestations, transport,…).

Les informations sensibles et autre know-how de l’entreprise ne doivent également pas échapper à l’entreprise.