Aujourd’hui, d’après le cabinet d’études Markess International, plus d’une entreprise européenne sur deux a fait appel à un prestataire externe pour la gestion d’une partie ou de toute l’administration de ses Ressources Humaines.

Quelle que soit la forme d’externalisation choisie, la paye, lourde et complexe à gérer, reste le premier secteur concerné, devant l’administration du personnel, le recrutement et la gestion du temps et des activités. Les entreprises, en particulier les PME, ne disposent pas toujours des moyens financiers et humains nécessaires leur permettant de profiter des services d’experts en ressources humaines.

En s’en remettant au savoir-faire d’un prestataire, pour la partie administrative par exemple, elles permettent aux responsables opérationnels des RH de s’affranchir de tâches plutôt fastidieuses et à faible valeur ajoutée, comme la gestion des feuilles de congés, des cotisations ou des assurances. La délégation de ces processus par les entreprises est donc un bon moyen de réduire les coûts tout en améliorant simultanément la qualité du service rendu au personnel.

«L’optimisation des processus ainsi que les économies d’échelle inévitablement réalisées par le prestataire sous-traitant permettent enfin une réduction des coûts pouvant aller jusqu’à 50 % selon les organisations.» précise Christophe Barman, directeur général d’Unirisc Group, l’un des principaux acteurs d’externalisation RH en Suisse romande.

Des avantages pluriels

En pratiquant l’outsourcing des RH, la société bénéficiera d’un service efficace, d’une structure plus constante et de logiciels performants qui amélioreront le processus décisionnel par un accès à des informations plus fiables, plus complètes ou encore plus claires.

Des atouts décisifs à l’heure où les responsables ont à prendre en compte une complexité croissante des processus qui concourt à créer ou à accentuer des spécificités de plus en plus coûteuses et difficiles à gérer: les compétences et l’expertise technique en interne pour y faire face se raréfient, voire disparaissent. Enfin, l’un des derniers avantages, et non le moindre, est que les coûts de gestion du personnel sont ainsi variabilisés. Ce qui signifie qu’en cas de baisse d’activité et, par conséquent, d’effectifs, les coûts s’abaisseront parallèlement. 

La confiance en clé de voute

Mais attention, l’externalisation conduit à des changements de cahier des charges et de dynamique interne. Par conséquent, le risque d’impact négatif sur le climat social ne doit pas être pris à la légère. L’ensemble du département RH devra également prendre du recul et s’ouvrir à une réorganisation globale. Des responsables de la rémunération, par exemple, n’acceptent pas toujours facilement de perdre la maîtrise sur des données épineuses, telles que les primes, concernant les employés.

La direction, quant à elle, peut craindre de ne plus pouvoir faire marche arrière, appréhendant aussi la relation de dépendance envers le prestataire ou les outils informatiques. C’est donc la confiance qui doit particulièrement être travaillée avant de faire le choix de l’externalisation. D’abord, la confiance entre les employés et la direction.

Les premiers doivent comprendre que le choix de l’outsourcing va dans le sens d’un plus grand confort pour l’ensemble de l’entreprise et ne doivent pas craindre un éloignement de leur répondant RH ou une mise en danger de leur emploi. Le deuxième lien de confiance essentiel est celui qu’il faudra tisser entre le prestataire et l’entreprise. La seconde, doit pouvoir déléguer sans pour autant perdre le contrôle ou avoir l’impression d’être prise en otage.

Dans ces conditions, l’externalisation sera forcément un facteur considérable de réussite.